Wanneer moet uw RI&E geactualiseerd worden?

Geen termijn, wel een eis

De wet noemt geen geldigheidsduur voor een RI&E. Wat hij wel eist, is dat de RI&E actueel is: hij moet beschrijven welke risico's er nú zijn, niet welke er waren toen hij geschreven werd.

Dat is het verschil tussen verlopen en onwaar worden. Een certificaat verloopt op een dag die u in de agenda kunt zetten. Een RI&E wordt onwaar op de dag dat uw werk verandert, en die dag staat nergens aangekondigd.

Precies daarom is dit de enige keuring op dit platform waar wij geen verloopdatum vragen en er ook geen beloven. Dat zou een zekerheid suggereren die er niet is.

De gebeurtenissen die om een actualisatie vragen

U verhuist, u opent een vestiging, of u richt de werkvloer anders in. Andere ruimte, andere looproutes, andere risico's — en vaak andere vluchtwegen.

U koopt een machine, neemt een nieuw werkproces in gebruik, of gaat met andere stoffen werken. Dit is de meest voor de hand liggende aanleiding en tegelijk degene die het vaakst pas achteraf opgemerkt wordt, omdat een aanschaf zelden langs de RI&E komt.

Uw personeelsbestand verandert wezenlijk: u groeit hard, u gaat in ploegen werken, of u krijgt te maken met uitzendkrachten die het werk niet kennen. Ook thuiswerken hoort hierbij, want het beeldschermwerk verplaatst zich dan naar een werkplek die u niet hebt ingericht.

En er gebeurt iets. Een ongeval, een bijna-ongeval, of een klacht die op een risico wijst. Dat is geen aanleiding om alleen dat ene punt op te schrijven; het is een aanwijzing dat de inventarisatie iets gemist heeft.

Waarom "elke drie jaar" een slecht antwoord is

Er circuleren vuistregels — elke drie jaar, elke vijf jaar, elk jaar even kijken. Ze klinken houvastgevend en ze zijn misleidend in twee richtingen tegelijk.

Ze zijn te laat voor een bedrijf dat volgend kwartaal verhuist: die RI&E is dan twee jaar onwaar voordat de vuistregel afgaat. En ze zijn te vroeg voor een kantoororganisatie waar in vier jaar niets veranderde: dan betaalt u voor een herhaling van hetzelfde document.

Wat wél werkt is het omdraaien: koppel de actualisatie aan de gebeurtenissen hierboven in plaats van aan de kalender. Een jaarlijkse blik op de lijst — is er iets van dit gebeurd — kost een kwartier en vangt het tijdig.

Actualiseren is bijna nooit opnieuw beginnen

Een actualisatie is meestal aanzienlijk minder werk dan het eerste document. Het raamwerk staat, de meeste risico's zijn ongewijzigd, en wat er gedaan moet worden is beoordelen wat er veranderd is en of het plan van aanpak nog klopt.

Vraag daar dus ook apart naar als u offertes opvraagt. Opstellen, toetsen en actualiseren zijn verschillende opdrachten met verschillende omvang, en een bureau dat er één prijs voor noemt heeft de vraag niet gelezen.