Het plan van aanpak is geen bijlage

Twee documenten, één verplichting

De risico-inventarisatie beschrijft wat er mis kan gaan en hoe erg dat zou zijn. Het plan van aanpak beschrijft wat u eraan doet, wie dat doet en wanneer het klaar is. Samen vormen ze de verplichting; los van elkaar voldoet geen van beide.

Dat wordt in de praktijk vaak anders beleefd. De RI&E voelt als het document en het plan van aanpak als de bijlage die er nog bij moet. Bij een controle is het andersom: de inventarisatie laat zien dat u het weet, het plan van aanpak laat zien dat u er iets mee doet.

Wat er per punt in hoort

Per risico: welke maatregel u neemt, wie ervoor verantwoordelijk is, en wanneer het gereed is. Die drie zijn het minimum, en het is de derde die het vaakst ontbreekt of op "doorlopend" staat.

"Doorlopend" is zelden een termijn en meestal een manier om geen termijn te noemen. Voor een structurele maatregel — jaarlijkse instructie, periodieke controle — is het juist; voor iets dat af moet, betekent het dat er geen moment is waarop iemand kan vaststellen dat het niet gebeurd is.

Een tweede veelvoorkomende omissie: de maatregel staat er, de verantwoordelijke niet. "De werkgever" is geen naam. Iets wat van iedereen is, is van niemand.

De volgorde waarin u maatregelen kiest

De arbowetgeving kent een voorkeursvolgorde voor maatregelen, en die is geen bureaucratie maar een rangorde van wat werkt. Eerst het risico wegnemen bij de bron. Kan dat niet, dan collectieve maatregelen die iedereen beschermen. Dan maatregelen op de individuele werkplek. En pas als laatste persoonlijke beschermingsmiddelen.

Die volgorde is belangrijk omdat de laatste stap de goedkoopste lijkt en de zwakste is: hij werkt alleen als iemand het middel ook daadwerkelijk draagt, elke keer. Een oplossing die van menselijke discipline afhangt, is een oplossing die op een drukke dag niet werkt.

Een goed plan van aanpak laat zien dat die volgorde overwogen is. Staan er alleen beschermingsmiddelen in, dan is de vraag waarom de stappen ervoor zijn overgeslagen.

Het moet bijgehouden worden

Een plan van aanpak met data die allemaal in het verleden liggen, is slechter dan geen plan: het toont aan dat u wist wat er moest gebeuren en dat het niet gebeurd is.

Houd daarom bij wat af is en wanneer. Dat hoeft geen systeem te zijn — een kolom met de datum van afronding volstaat — maar het moet actueel zijn op het moment dat iemand ernaar vraagt.

Loopt er iets uit, noteer dan waarom en wat de nieuwe datum is. Een uitgestelde maatregel met een reden is een beheerst risico. Een uitgestelde maatregel zonder reden is een vergeten risico, en het verschil is precies wat een inspecteur zoekt.